FaniProductions Ay:n henkilötietorekisterien tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty: 15.7.2018
FaniProductions Ay (myöhemmin FaniProductions) on suomalainen avoin yhtiö, jolla on sekä henkilö- että yritysasiakkaita niin Suomessa kuin ulkomaillakin. FaniProductions hallinnoi ja omistaa seuraavat verkkosivut: www.faniproductions.fi. Lisäksi sillä on oma verkkokauppa samassa osoitteessa www.faniproductions.fi. Tämä tietosuojaseloste koskee tätä sivustoa sekä muita asiakasrajapintojamme, joissa käsittelemme asiakkaiden, tavarantoimittajien, potentiaalisten asiakkaiden sekä potentiaalisten työntekijöiden/harjoittelijoiden henkilötietoja. Noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä Suomen lakia.
Tätä dokumenttia päivitetään tarvittaessa, ja sen mahdollisista muutoksista tiedotetaan FaniProductionsin kotisivuilla ja verkkokaupassa.
1. Rekisterinpitäjä
FaniProductions Ay (Y-tunnus: 2905469-4)
Kurjenjalka 3
87250 Kajaani
puh. +358 44 089 5033, +358 40 552 7414
sähköposti: myynti@faniproductions.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Marko Karvonen
FaniProductions Ay
Kurjenjalka 3
87250 Kajaani
puh. +358 44 089 5033
myynti@faniproductions.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste, rekisterit, henkilötietojen säännönmukaiset lähteet sekä rekisterien sisällöt
FaniProductions voi käsitellä henkilötietoja silloin, kun rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa, kun kyseessä on oikeutettu etu (asiakkuus, jäsenyys tai työsuhde), sopimus, lakisääteinen velvoite tai yleinen etu (esim. tutkimus ja arkistointi).
FaniProductions pitää sähköisessä muodossa olevaa asiakasrekisteriä, jonne kerätään (potentiaalisilta) asiakkailta itseltään kirjallisesti, digitaalisesti tai suullisesti saatuja henkilötietoja tarjousten laatimiseksi, tilausten käsittelemiseksi ja toimittamiseksi, asiakasviestintään sekä reklamaatioiden käsittelyä varten. Jotta asiakas voisi ostaa tuotteita FaniProductionsilta ja päätyä asiakasrekisteriimme, tulee hänen olla täysi-ikäinen. Asiakasrekisterissä olevia tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Sähköinen asiakasrekisteri sijaitsee FaniProductionsin omilla, Suomessa olevilla palvelimilla. Se voi sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja:
• nimi
• laskutus- ja toimitusosoite
• tilaustiedot
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
Mikäli kyseessä on yritysasiakas, rekisterissä voivat olla myös seuraavat tiedot:
• Y-tunnus
• tietoja laskutus- ja toimitustavasta
• jälleenmyyjähinnat
• yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa
Mikäli asiakas on tilannut tuotteen/tuotteita FaniProductionsin verkkokaupasta (www.faniproductions.fi), hänen itsensä antamat henkilötiedot (nimi, laskutus- ja toimitusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tilaustiedot ovat myös verkkokauppa-alustalla. Siellä olevat henkilötiedot sijaitsevat suomalaisella palvelimella.
Henkilötietorekisteri muodostuu myös kaikista uutiskirjeemme tilanneista henkilöistä. Uutiskirjeen voi tilata osoitteesta www.faniproductions.fi. Uutiskirjeen tilanneista henkilöistä tallentuu markkinointialustan tarjoavan yrityksen hallinnoimille palvelimille ns. sähköpostirekisteri. Näihin sähköpostiosoitteisiin FaniProductions voi lähettää ko. markkinointialustan kautta uutiskirjeitä, jotka tilaaja/rekisteröity voi milloin tahansa perua. Samaiseen järjestelmään tallentuvat myös ne tiedot, jotka (potentiaalinen) asiakas on lähettänyt meille sivustollamme www.faniproductions.fi olevien sähköisten lomakkeiden välityksellä. Nämä tiedot voivat sisältää nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä tilaustietoja. Näitä tietoja tarvitaan tilausten käsittelemiseksi ja/tai yhteydenottajan kysymykseen vastaamiseksi.
Työnhakijarekisteri sisältää puolestaan FaniProductionsiin tulleita työ- ja harjoitteluhakemuksia sekä CV-dokumentteja, jotka työnhakijat ovat itse FaniProductionsille lähettäneet. Kyseessä olevia henkilötietoja käsitellään uusien työntekijöiden/harjoittelijoiden löytämiseksi ja palkkaamiseksi.
Mikäli henkilö on osallistunut FaniProductionsin järjestämään kilpailuun tai arvontaan esim. messuilla, säilytetään henkilön itsensä antamat tiedot (nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite) vain siihen asti, kunnes kilpailu on ratkennut/arvonta on suoritettu ja palkinto on toimitettu voittajalle. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti.
Käytämme sivustoillamme myös evästeitä ja Google Analyticsiä, joiden avulla sivustojen käyttäjistä tallentuu mm. IP-osoite, vieraillut sivut, käytetyt selaimet ja omille sivustoillemme saapumiskanavat. Näitä tietoja ei kuitenkaan tallenneta asiakasrekisteriimme. Google Analyticsin keräämistä tiedoista käsittelemme/analysoimme ainoastaan yleisellä tasolla sivustojen kävijämääriä, vierailuaikoja, suosituimpia alasivuja, vierailijoiden kotimaita sekä sivustoillemme saapumiskanavia. Asiakas/Sivustojemme käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön muuttamalla Internet-selaimensa evästeasetuksia.
Uutiskirjeitä lähetetään vain niille (potentiaalisille) henkilöasiakkaille, jotka ovat tilanneet FaniProductionsin uutiskirjeen. FaniProductionsin luomia, sosiaaliseen mediaan tarkoitettuja mainoksia voivat nähdä puolestaan sellaiset henkilöt, jotka ovat sallineet mainosten esittämisen Facebookissa, Instagramissa tai muissa sosiaalisen median alustoilla ja/tai Googlen palveluissa. Facebookin/Instagramin omista tietosuoja- ja evästekäytännöistä voit lukea osoitteesta https://www.facebook.com/policy.php# sekä https://www.facebook.com/policies/cookies/#. Googlen tietosuojakäytänteistä voit puolestaan lukea osoitteesta https://policies.google.com/privacy/update#infochoices.
Potentiaalisista, uusista asiakasyrityksistä pidetään sähköistä markkinointirekisteriä. Siihen on kerätty tietoja esimerkiksi eri yritysten kotisivuilta tai ostamalla hakuehdot täyttäviä yritysyhteystietoja (yrityksen nimi, toimiala ja osoite sekä yhteyshenkilön nimi, työsähköpostiosoite ja työnumero) niitä myyviltä tahoilta. Niiden edustajille, kuten myös olemassa oleville asiakasyritysten edustajille, voidaan lähettää markkinointiviestejä, kuten uutiskirjeitä, mikäli he eivät ole sitä erikseen kieltäneet joko ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai kirjautumalla pois postituslistalta.
Toimittajarekisteri on sähköisessä muodossa oleva rekisteri. Se sisältää tietoja tavarantoimittajistamme: nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite sekä osto- ja tilaustiedot.
4. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset FaniProductionsin työntekijät, jotka hoitavat työnsä puolesta tilauksien hallintaa ja/tai asiakasviestintää. Heitä kaikkia sitoo vaitiolovelvollisuus. Käytämme lisäksi huolellisesti valikoituja alihankkijoita, jotka tietyissä tapauksissa voivat käsitellä ja/tai nähdä asiakastietojamme. Tällaisia vastaanottajaryhmiä ovat
• kotimaiset ja ulkomaiset logistiikkayritykset, jotka toimittavat lähetykset asiakkaillemme
• mainos- ja viestintätoimistot, jotka toteuttavat puolestamme yritysviestinnän toimenpiteitä
• verkkokauppa- ja markkinointialustojen ylläpitäjät ja tekniset tukihenkilöt. Kyseiset alustat ovat yhdysvaltalaisten yritysten hallinnoimia, ja näin ollen henkilötietoja voi olla tallennettuina myös EU:n ulkopuolisilla palvelimilla. Mikäli (potentiaalinen) asiakas ei halua, että hänestä tallentuu henkilötietoja ko. alustoille, pyydämme olemaan käyttämättä verkkokauppaamme ja/tai olemaan lähettämättä lomakkeita/uutiskirjetilauksia kotisivujemme kautta. Tilaukset ja tiedustelut voi tehdä myös puhelimitse, jolloin tilaustiedot tallentuvat vain FaniProductionsin omille, Suomessa sijaitseville palvelimille.
5. Henkilötietojen säilytysaika ja suojaus
Asiakkaiden henkilötiedot säilytetään FaniProductionsin sähköisessä asiakasrekisterissä vain sen aikaa, kun se on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi ja/tai markkinoinnillisista syistä, minkä jälkeen ne poistetaan. Verkkokauppa- ja markkinointialustoilla olevat henkilötiedot poistatetaan asiakkaan pyynnöstä (ks. kohta 6). Työnhakijarekisterissä olevat tiedot säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden saapumisesta, minkä jälkeen ne poistetaan. Tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin tai muilla teknisillä keinoilla.
Mikäli henkilö on osallistunut FaniProductionsin järjestämään kilpailuun tai arvontaan, henkilön itsensä antamat tiedot säilytetään vain siihen asti, kunnes kilpailu on ratkennut/arvonta on suoritettu ja palkinto on toimitettu voittajalle. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti. Asiakkaan niin toivoessa voidaan henkilön itsensä antamat tiedot sisällyttää asiakasrekisteriin.
Kaikkia asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä asiakastietoja myydä eteenpäin. Mikäli havaitsemme tietovuodon, tiedotamme siitä asianomaisia viipymättä ja viemme tiedon eteenpäin myös valvontaviranomaiselle. FaniProductions ei vastaa asiakkaan huolimattomasta nettikäyttäytymisestä tms. johtuvista tietoturvaongelmista.
Jos (potentiaalinen) asiakas esim. kommentoi tai tykkää eri some-kanavissa jakamiemme julkaisujen sisällöistä tai jakaa niitä eteenpäin, on hän ko. some-kanavan tietosuojakäytännön piirissä – ei FaniProductionsin.
FaniProductions ei vastaa mahdollisten kolmansien osapuolten aiheuttamista, tai niitä koskevista, tietoturvavuodoista.
6. Asiakasrekisterissä olevan luonnollisen henkilön oikeudet
Rekisteröidyllä on
a) tarkistus- ja muutosoikeus omiin henkilötietoihinsa, ts. oikeus nähdä, mitä tietoja hänestä on kerätty henkilötietorekistereihimme, sekä oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisemista
b) oikeus tulla unohdetuksi, ts. poistattaa omat henkilötietonsa yrityksen (FaniProductionsin) henkilötietorekistereistä
c) oikeus siirtää omat henkilötietonsa toiselle yritykselle
d) oikeus rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä ja niiden siirtoa järjestelmästä toiseen
e) oikeus perua aiemmin antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
f) oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
g) oikeus kieltää FaniProductionsin lähettämät suoramarkkinointi/uutiskirjeet
h) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Käytännön ohjeet
Mikäli oikeutettu asiasi koskee kohtia a, b, c, d, e tai f (ks. yllä), ole yhteydessä FaniProductionsin asiakaspalveluun (FaniProductions Ay, Kurjenjalka 3, 87250 Kajaani, myynti@faniproductions.fi tai puh. +358 44 089 5033 tai +358 40 552 7414). Sinun tulee voida todistaa henkilöllisyytesi vierailemalla FaniProductionsin toimipisteessa ja esittämällä virallinen henkilöllisyystodistus. Lisäksi allekirjoitat pyyntöä koskevan dokumentin. Tämän jälkeen FaniProductionsilla on yksi (1) kuukausi aikaa toimittaa pyytämäsi tiedot tai antaa selvitys syistä, miksi pyydettyjä tietoja ei voida toimittaa annetussa ajassa.
Mikäli haluat kieltää lähettämämme uutiskirjeet (ks. kohta g), voit tehdä sen klikkaamalla uutiskirjeen lopussa löytyvää Peru uutiskirje -linkkiä. Tarvittaessa voit olla myös yhteydessä FaniProductionsin asiakaspalveluun.
Mikäli olemme mielestäsi menetelleet väärin henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Ole siinä tapauksessa yhteydessä Tietosuojavaltuutetun toimistoon, kts. www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.